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はじめに

「この度は、私の拙い文章にお付き合いいただき、誠にありがとうございます。」

 

実を申しますと「手帳を自分なりに使いこなせている」と思える様になったのは、ほんの2~3年前からです。社会に出て初めて手帳を持つようになりましたが、10年以上の長い間、まったく使いこなすことができませんでした。特に最初の数年間はヒドイもので、手帳を使いこなせるかどうかという以前の問題でした。実を言うと、手帳を使う価値さえよく分からずにおりました。社内では、誰もが当たり前のように手帳を活用されている環境でしたので、なぜ皆一様に手帳を必要としているのか、とても不思議に思ったことを今でも覚えています。

 

こうして始まった社会人としての第1歩は、学生時代のインターンでした。自動車関連企業のシステム部にお世話になり、職業体験をさせていただきました。それが縁となって、そのまま就職することとなり7年ほどお世話になりました。当時はトラブル対応などの緊急性が高い業務に携わり、日々20件~30件のタスクに追われていました。新卒の私にとっては、やるべきことをこなすだけで精一杯の日々でしたが、こうした環境のおかげで「現状を打破するためにはどうしたら良いか」と考える習慣を身につけることができたと感じています。当時、私がたどり着いた答えは「タスクを選別し、優先度の高いものから確実に処理するための仕組みが必要である。」という結論です。始めはタスクをメモ用紙に書き出すことから始め、次第にメモ帳を携帯する習慣に発展しました。

 

前職を辞めてからは、パソコンのサポートやホームページ制作の事業を始めました。しかしながら、起業するということに無知なまま勢いで始めてしまったため、経営も、販売も、営業も、どうして良いか分かりません。まさに開店休業状態です。気がつけば、わずかばかりの蓄えも底をつく始末でした。当時は、諦めのつかない事業を引きずりながら、夕方から深夜にかけて時給720円のバイトで食いつなぐ、そんな日々でした。前職を離れて3年、完全にフリーターになっていました。

 

この間は、バイト仲間や彼女と過ごす時間にフォーカスして生活を送っていたこともあり、出来事などを書き綴るライフログ的な使い方で、1日1ページの綴じ手帳を愛用していました。

 

 

 

 

 

 

 

前職を辞め、フリーター化していた時代

【左)2007年  右)2008年】

 

 

 

フリーター時代は「成功するために何が必要か」と思い悩む日々を過ごしました。結局、3年もの月日を浪費し、

「会社を学ぶ必要がある」という考えに至ります。不思議なことに、新たな目標を定めて決断をすると、トントンと

状況が好転していきました。

 

それからわずか1ヶ月半、29歳の冬に、地元の中小企業に就職し、清掃事業の管理職に就きました。何もかも分

からないことだらけの中、学びたい意欲と熱意だけ持ち、裸一貫で飛び込んでいきました。スケジュール管理の必要

に迫られたのはこの頃からでした。

 

 

 

 

 

 

 

会社を学ぶため、管理職についた頃の時代。

【左)2009年 右)2010年】

 

 

 

就職先は、派遣、警備、清掃の3つの事業を営んでいる会社です。その中で私の受け持ちは本社管轄の清掃事業でした。お取引先は工場や娯楽施設など、計17事業所。お客様の数だけ仕様があり、365日どこか必ず稼働しているという環境です。蓋を開けてみれば、管理らしい管理はされておらず、人材教育はもとより組織化もほとんどされておらず、言わば野放しになっている状態でした。

絶えず求人募集を出し続け、応募者は簡単な面談で即採用、即配属。マニュアルも仕様も無い中で、作業内容は現任のスタッフからスタッフへ、口伝で引き継いでいくというあり様です。この環境をわずか1週間足らずの引き継ぎで担当することになったのですが、引き継ぎで教えていただいたことは、「比較的安全に寝ることができる場所の数々と、実地訓練()」「日々提出する、活動報告書のごまかし方」の2点でした。

 

引き継ぎ直後はスタッフ間のいさかい、頻発するお客様からのクレーム、同時多発する当日欠勤、穴埋めの現場作業、緊急事項のオンパレードという状況でのスタートでした。

こうした緊急事項の対応に追われながら、事業所間の人材ネットワークの構築、エリア担当スタッフの育成、品質評価の取り組み、コストデータの収集、在庫管理システムの構築新規事業所の立ち上げ、赤字のお取引先への価格交渉、と事業の安定化へ向けた取り組みを少しずつ進めていきました。

こうした環境のおかげで「自分が望む成果を上げるにはどうしたら良いか」と考える習慣ができました。始めの頃は、単に今あるタスクを処理するためのスケジュール管理をしていましたが、PDCAサイクルという仕組みを取り入れることで、望む成果、つまり目標を達成するためのスケジュール管理へと発展しました。

 

目標毎の管理が定着すると、目標と目標との間に方向性のばらつきが出てしまいました。そのばらつきが、現場で従事しているスタッフから見ると「言っていることと、やっていることが違う」と感じてしまうことを学びました。

 

目標の方向性をそろえるために、もっと大きな目的を定めて、それを目標に落とし込み、さらにタスクに分解するという流れができました。こうして現在のスケジュール管理が出来上がりました。

 

 

 

 

 

 

 

バイブルサイズのシステム手帳にたどり着く。

スケジュールと日記を統合。 【2012年】

 

 

 

 

 

 

 

 

学んだことをストックすることで、システム手帳の幅が

広がしました。 【2012年】

 

 

 

執筆にあたり、手帳の使い方が定まらずモヤモヤしている方や、初めて手帳を使う方に少しでもお役に立てればという思いで書きました。また手帳術を開示することで多くの仲間と意見交換の機会を得るとともに、自身の手帳術を棚卸しすることで、気付きを得ることを目的としています。

 

ご意見ご質問はもちろん、あなたの手帳術をご披露いただくことや、意見交換をさせていただくことも大歓迎です。是非とも声を聞かせていただければ幸いです。

 


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