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はじめに

「太陽は夜が明けるのを待って昇るのではない。
太陽が昇るから夜が明けるのだ」

皆さまはじめまして。
私は中村雄介(なかむらゆうすけ)と申します。
上記のフレーズは
「教育界の国宝」
と呼ばれた東井義雄さんの言葉です。
私の大好きなフレーズで
私の名刺の裏には
「人生を照らす言葉」
として記載しております。

遅ればせながら自己紹介させて頂きます。
私は中村雄介と申します。
かれこれ15年ほど「教育」の仕事に関わらせて頂いております。
2011年の9月に独立し
株式会社マナビートという小さな会社を経営しております。
http://www.manabeat.jp/
企業と医療機関の管理部門を専門にして
「業務フロー」を作成することで経理部門を強化する方法をアドバイスさせて頂きながら
ともに管理部門の社員さまと成長できることに
日々喜びを感じながら仕事をさせて頂いております。

これから始める
「経理5年目!みんな学んだ経理のヒント」
は私どもが管理部門の仕事に携わりながら
文字通り「身体で覚えた」ノウハウを中心として
経理部門に関わる皆さまの日頃の業務の中で直面する
不安や悩みを解決するヒントになれば・・・
という思いで私の会社のホームページに
「ブログ形式」でつづっている内容を電子書籍の形にまとめさせて頂いているものです。
ホームページと連動して「連載」していきますので
どうぞ最後まで楽しんで頂けますと幸いです。

もくじ

【収録内容】

第1講:勘定科目の設定

第2講:修正仕訳

第3講:証憑を保存する

第1講:勘定科目の設定

月次決算の処理精度とスピードを上げ、
分析に力を注ぐための方法として、
「勘定科目をきちんと整理する」
ということがあります。

勘定科目の区分が大きすぎると
一つの科目にいろいろな取引が含まれることとなり、
日常処理時は時間をかけずに行うことができますが、
月次決算で科目の内容を検証するのに手間取りますし、
分析時もざっくりとしたものとなってしまいます。

それでは効果的な分析、提案ができません。


※例:勘定科目の区分が大きすぎると・・・
顧問料もコピーカウント料も清掃もPC設置もシステム維持費も
全てを【役務費】として一括りにしてしまっている。

日常処理は、「社外の方が行った作業は役務費」と簡単だが、
月次担当者はスポット的な作業か毎月定例取引化か、
また、内容の計上漏れがないかや予算対比を行うのに
《感覚》で全体をキャッチすることができずに
分解と整理の作業に時間を取られてしまうこととなる。


逆に勘定科目の区分が細かすぎると
日常の仕訳処理に時間がかかってしまう上に
小区分(=補助科目)の違いのたびに
細かい修正仕訳を起票しなければいけません。
また分析時も、小さな箇所に目がいってしまい、
時間がかかってしまいます。


※例:勘定科目の区分が細かすぎると・・・
【役務費】は顧問料が[税理士][弁護士][司法書士]に分かれて
清掃は[オフィス巡回][ゴミ回収][粗大ごみ]、
PC関係は[PC維持][サバ―維持][複合機][修繕]など煩雑に分かれている

これでは、日常処理で時間がかかってしまう上、
処理担当者によって処理科目が相違してしまったり、
判断、入力ミスが起こる原因となってしまう。
仕訳の物理的削除はしないという大原則に立てば、
修正仕訳が増え、BS/PL上で0残高を表示させてしまい、
決算書の全容を《感覚》で把握しづらくなる。


継続性の原則もあるので大幅な変更はできませんが、
会計ソフト上の区分(=補助科目)の運用変更は可能です。

ずっとこれで来ているから・・・ではなく、
効率的で迅速な月次決算を行うためにも、
会計原則は守りつつ、適時運用変更を行う勇気も必要です。

第2講:修正仕訳

月次決算を確定させるために、修正仕訳をおこす必要があります。
未計上の仕訳はそのまま計上すれば良いですね。
では科目相違が見つかった場合、どうすれば良いのでしょうか。

伝票の削除を行うと、今ある試算表の元が崩れてしまいます。
かといって反対伝票をおこして、修正仕訳を計上すると
手間がかかるし、伝票の数が増えてしまいます。
特に業務委託をしている場合は仕訳数、
さらには仕訳明細行数で課金されてしますケースがありますので
手間、時間、コストの面で効率的とは言えません。

修正仕訳を起票する際は、科目の修正のみ行いましょう。
これは実際に行っている方も多いことでしょう。

では、修正仕訳を起票する時はどうすれば良いでしょうか。
もともとの仕訳が簡単な仕訳であれば問題ないですが、
複雑な経緯の仕訳では、修正仕訳を間違ってしまい、
さらに仕訳数が増えて複雑になるケースがあります。

修正仕訳はまず、証憑をもとに正しい仕訳を描きます。
それから、今の間違っている仕訳を横に並べてみます。
そうすることで、修正するポイントと科目が解ります。

慣れるまでは時間がかかるかもしれませんが、
複雑な仕訳の修正を行うことで処理の実力が上がります。

第3講:証憑を保存する

経理の業務を行ううえで『書類』はとても重要です。
決算書など正式な書類は様々な規定で保存期間が定められているので
きちんと保存しておかなければいけません。

だからと言ってすべての書類を保存していると
場所の確保やコストがかかってしまいます。

では支払時や修正仕訳で利用した証憑については
何をどのように保存しておけば良いのでしょうか。

支払時の証憑については、支払日ごとにまとめて綴じます。
関係先から調べものを依頼された場合、支払日はある程度わかりますし、
支払日が解らない場合でも預金通帳からさかのぼることも可能です。

相手先別、用途(科目)別に綴じる方法もありますが、
通帳からさかのぼる時に複数のファイルを探さなければいけなくなり、
必要以上に手間がかかってしまうこととなります。

大口や毎月取引している関係先からの調査依頼であっても
支払日はわかっていますので、手間どることはありません。

綴じるファイル数が増えるとファイル備品も必要ですし、
保存場所も必要、つまりコストがかかることとなります。

関係先からの調査依頼は、通常の取引よりも
突発的、変則的な取引を行った場合に依頼されるケースがほとんどです。
保存した後に、どのように手早く見つけることができるか。
を念頭に置いて書類を保存しておく必要があります。


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