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参加者の力を引き出す方法

情報提供型や教育啓蒙型に属する会議の場合、情報の流れは概ね一定方向です。提供する側が存分に力を発揮し、聞き手が飽きなければその会議は成功といえるでしょう。

 

しかしそれ以外の多くの会議では、人が集まったからこそ成し得る成果がなければ、ただ単に大勢の時間を奪うだけのものに成り下がってしまいます。10人集まって1時間の会議をした場合、10時間のロスです。会議をする場合この点を肝に銘じなければなりません。

 

では、有意義な会議になるよう参加者の力を十分に引き出すには?と考えた時、富士ゼロックスのWEBサイトにその工夫がありました。それは6つの「づくり」です。

  1. 誰もが対話に参加できるようにする「ルールづくり」
  2. 部屋のレイアウトやお菓子などの「雰囲気づくり」
  3. あえて意見をぶつけあわせる「衝突づくり」
  4. 参加者に突っ込みを入れるための「キャラクターづくり」
  5. ホワイトボードとポストイットを使った「対話の流れづくり」
  6. 対話の共通点・相違点を明確にする「納得づくり」

詳細は、クリエイティブ ファシリテーション 組織メンバーの潜在性・独自性を引き出す「創造的な会議の進め方」をご覧ください。http://www.fujixerox.co.jp/support/xdirect/magazine/rp0711/07111a.html

 

また、定例会議であるなら、発言の多い方、少ない方それぞれに、会議のフィードバックをもらい、参加者の力を引き出すヒントを見つける方法もあります。


限られた時間で目的を果たすには

「何のために」「何を」議題にするのか、事前に参加者と共有しておくことが大切です。

 

「誰が」「いつ」「どこで」というのは必然的に決まるものですが、もうひとつ考えておくと良いのが、「どうやって」ということです。これには会議状況を具体的にイメージすると、目的の会議に必要なツールや方法がわかります。

 

ここまでの事前準備の出来が、会議の目的達成度に大きく関わります。

 

会議開始直後には、「何のために」「何を」する会議なのか、どのようなタイムスケジュールで進行するのか宣言することが要です。そしてそのタイムスケジュールの通りに進行できるよう支援します。

 

会議を終える前には合意事項を確認します。もし合意に至らなかった点があれば、再度会議設定が必要であることも話します。また、実行計画を要約し、参加者に確認する場合もあります。

 

そして最後に会議に協力してくださったメンバーに自然と謝意が出てくれば、会議から不満は消えているでしょう。


この本の内容は以上です。


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