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はじめに

会議。

 

会議とは、関係者が集まって相談し何かを決めることです。ですからいわゆる「会議」だけでなく、日常的にある会話で、自分は「こうしたい」や「こうしてほしい」が含まれているなら、それも会議です。また、何か問題を見つけた時に、相談するケースも多々あります。これも問題を見つけた自分の次の行動を決める、ある意味会議と言えるのではないでしょうか。

 

つまり会議とは、常に発生しており、自分の持ち時間の中でかなりの時間が占められています。

 

ですから、効果の薄い会議に出席している方、会議のせいで自分の仕事が進まない方はもちろんのこと、会議に参加しない人にも、本書で紹介する4つのスキルが大変役に立ちます。

 

このスキルを使えるようになれば、会議は自分の業務を助けるツールに変身します。このスキルは会話のズレも解消できます。ぜひご一読いただき、会議から不満を消してください。

 


もくじ

はじめに---------------------------1

不満を消す4つのスキル------------3

1.傾聴のスキル-------------------4

2.議論をかみ合わせるスキル------5

3.質問のスキル-------------------6

質問のスキル_質問の型------------7

4.議論を視覚化するスキル---------8

中立的な立場とは------------------9

参加者の力を引き出す方法--------10

限られた時間で目的を果たすには---11


不満を消す4つのスキル

会議から不満を消す4つのスキルを、前提条件として順番に書くと、

 

1.傾聴のスキル

2.議論をかみ合わせるスキル

3.質問のスキル

 

となり、このスキルの相乗効果を増幅させるのが、

 

4.議論を視覚化するスキル

 

に、なります。また、この4つのスキルは、まとめてファシリテーションスキルといいます。

 

ファシリテーションとは、「グループ活動が円滑に行われるよう、中立な立場で支援すること」です。ファシリテーションを行う人のことを、ファシリテータと言いますが、ファシリテータは、

 

1.中立的な立場で、議論のプロセスを俯瞰

2.参加者一人一人の力を引き出しながら、議論を誘発・促進

3.会議の目的に合致したより良いアイデアや意思決定・アウトプットを、限られた時間での創出を支援

 

する人で、何かを決定する会議には必要なスキルです。

 


1.傾聴のスキル

傾聴のスキルにはいくつかありますが、要は話を聞いてもらう時に自分がしてもらうと嬉しいことや、してほしくないことです。

 

1.話し手に目を向ける

  • 目を向けるのは関心があることを表現する手段です。
  • 相手を見ないということは、「関心がありません」と言っているのと同じです。

2.共感

  • 話し手がどのような意図を持っているのか共に感じることです。
  • また、ファシリテータは聞き手の態度にも共感し、会議を進める打ち手を考える必要があります。

3.あいづち

  • 理解していることを表現する最もわかりやすい方法です。
  • 会議の方向を左右します。会議の目的に合致した発言には、はっきりとあいづちしましょう。

4.言い替えを用いる

  • 言い替えとは、話し手の言いたいことを別の表現で確認することです。
  • 話し手の意に沿えば会議を促し、またそれが違っていても議論のズレを防ぐ効果があります。

5.腕を組まない

  • 腕を組むのは、相手との間に腕という壁を作り「身構え」や「拒否」を感じさせる行為です。
  • ただし笑顔などポジティブな言動が伴っている場合は、相手の意見を「取込みたい」という表れもありますが、一般的にネガティブと考えられているので控えたい行為です。

6.感情の高ぶりを見せない

  • 感情の高ぶりは議論の偏りを招きます。
  • 会議が遅延してもイライラは見せず、会議を進める「気づき」を与える言葉掛けをしましょう。

7.批判や忠告をしない

  • 必要を感じた場合には、会議が終わってからにしましょう。
  • 自分が気になった点についてインタビュー形式をとり、まずは本人にフィードバックさせます。
  • それでも不足する点についてだけアドバイスしましょう。

 


2.議論をかみ合わせるスキル

議論をかみ合わせるとは、認識のズレを修正することです。複数の話し手たちが議論しているのを俯瞰していると、論点がズレていると感じることができます。そんな時は間に入って、ズレを修正しなければなりません。

 

1.言葉に含む意味のズレ


例えば「多い」。多いと判断される基準は人それぞれだったり、多いと判断された対象によりその基準は異なります。

 

そのような場合は、具体的に何件だったのか、何と比較してどれだけ「多い」のかなど、定量化(数や量での表現)を促すことが、議論をかみ合わせるスキルということです。

 

2.視点のズレ


例えば「お客様のニーズ」。対面販売と通信販売のお客様では、お客様が求める内容や、その販売チャネルが提供できる特徴により、「お客様のニーズ」は変わります。

 

今議論している「お客様」が対面販売を想定しているのか、通信販売のお客様なのか、確認することが認識のズレを防ぐ手段になります。

 



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