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18.自由と自己責任

18.自由と自己責任

 

私は、仕事とは○○○、あるいは○○○だと考えています。

さて、みなさんは、この○○○の中になにが入ると思われますか。

実は、私は、仕事=あそび、あるいはゲームだと考えています。それは、何故か?

非常に簡単です。小学生時代のあそびの延長線上に仕事を捉えているからです。

私は、小学生時代を福岡で生活してきました。毎日毎日あそびの連続。しかも我々の時代、あそぶおもちゃも少なく、あそびといえば、もっぱら野山や田んぼをかけまわるのが日課でした。私は、勉強なんてほとんどしたことがありませんでした。当然、通信簿は電信柱のオンパレード。いわゆる1と2ばっかりです。そんな日常で身につけたものは、あそびの楽しさと創造性です。山の中に隠れ家を作ったり、大きな洞穴を見つけて秘密の場所にしたり、かぶとむしやくわがたを採ったり、めじろを鳥もちでつかまえたり、くろあげはやクマゼミを採ったりと、そんな毎日の連続です。あるいは、川でフナやこいあるいははやなどをとっていました。秋には、近くの大きな池の池乾しがおこなわれ、池の水を1日で落としてしまいます。友達とみんなで水が少なくなる池の中に入ってこいやフナをつかまえるのです。冬は、雪がふれば雪合戦や大きな雪だるまをつくり、雪の田んぼの中を走りまわっていました。また、そりを作って坂道をすべったりと。春は、田んぼ一面のれんげの中でころげまわってあそびます。つゆの時期、大雨で田んぼの中にできた池で、いかだをつくってこぎだします。

まさに子供は、あそびの天才なのです。

次々とあそびを生み出す子供時代のパワーは、一体なんなのでしょうか。

それは独自性と創造性とが一体となり、あるいは混濁した大きなエネルギーの渦のようでした。あそびを生み出すエネルギーのすごさは感動的です。

では、このような感動的エネルギーを生み出す源はなんでしょうか。

それは、まさに『自由さと主体性』だと信じています。

私にとって仕事とは、この小学生時代の延長なのです。『あそび』なのです。

なんだか不謹慎に思われるでしょうが、私にとって仕事とはあそびなのです。毎日新しい物の発見です。また、多くの難問はゲームをクリアするときに考える自分なりのプロセスです。結果は、自分で選択したプロセスの成果ですから自分の責任となります。極当り前ですが、子供時代のあそびのときと同じなのです。言ってみればあそびの対象が変っているだけなのです。ですから、11年もやっていた営業の仕事、いや営業のあそびも11年目には飽きてしまったというのが本音でしょうか。なんだか次のあそびをやりたいような、次の仕事にチャレンジしたいようなそんな感覚でしょうか。

人生の主役は誰なのでしょうか?

私は、人生の主役とは、自分自身だと思っています。大前研一さん流には、『人生の最高執行責任者』なんてことになるのかなぁ。

あくまで自分の人生をどのように選択するかという自分自身の意思が重要なのだと思います。まさに子供時代のように自分の自由な意思と行動力で楽しめる人生こそが大切ではないでしょうか。

自由と自己責任とは、小学生時代のあそびの本質なのです。そう考えれば、気楽なもんです。いかに仕事をあそびとして楽しめるかなのです。私は、そんなときいつも小学生時代の自分に戻っています。あそんでいる自分。なにかを創造している自分。なにかにチャレンジしている自分。そこに自由と自己責任が見えるのです。大人の世界よりも余程多くのことを学べると思っています。

現在、ベンチャー企業にお世話になっています。ようやく年間の売上が固まり、企業を拡大するための人材募集をしています。ベンチャーへ入社することは、ある意味でハイリスク、ハイリターンを目指すことになります。ベンチャー企業から見れば、高付加価値の創出を求めています。具体的には、自分の頭で考えて、特に販売におけるビジネスプランを考えて、行動計画を立て、ベンチャーが求めるビジネス成果を出すことができるかどうかです。いわゆるサラリーマンを求めているのではありません。求めているのは、企業家なのです。現実には、残念ながらこのような資質を備えた人材が不足していると思われます。フォロアーを求めているのではありません。ビジネス展開のすべてを創造できるリーダーを求めているのです。ある意味では、経営者と同じ目線で思考でき、行動できる人材を必要としているのです。ビジネスプロセスは、どうでもいいのです。各人が創造できるビジネスプロセスを自由に創造して、いかにベンチャーの発展へつないでいくかということが非常に重要になります。あそびの感覚がない人達にとっては、将来像を描くことさへできない状況におかれることでしょう。あきらかに大手企業が求める人材とベンチャー企業が求める人材では、人材の本質的な要素で大きな違いがあると言わざるを得ません。

大企業では、マーケットの大きさ、いわば市場の大きさが必要になります。企業規模の大きさは、端的に言えば売上の大きさです。また、多くの従業員を雇用して日本の経済活動を支えています。その前提には、製品戦略やサービス戦略といった市場やマーケットに対応した独自の製品、サービスを有しています。そこで必要になる人材の要素は、企業が打ち出すビジネスプランを理解して実行することができるというどちらかといえば、与えられたビジネスが中心となります。あるいは自社の製品やサービスを理解していかにお客様に販売できるかという販売能力に関する資質が重要になるようです。後は、大手企業のブランド力やネームバリューに基くマーケティング力がものを言います。飛び込み訪問をおこなっても、先ずどのよなお客様でも会ってもらえるだけの存在価値があります。自分の力というよりは、企業力が先行する活動と言えそうです。

これに比べて、ベンチャー企業に求められる人材は、ベンチャー企業が有する製品やサービスを理解することも重要ですが、製品やサービス自体の中身を考えることも必要になります。大手企業のように出来上がった製品やサービスなどないと考えていたほうがよさそうです。ビジネスプランひとつをとってもこれといった前提がないわけですから自分自身で市場を歩き、自分自身で作りあげるしかありません。製品やサービスにおいてもお客様の要望を聞きながら製品やサービス自身を検討していくことが必要になります。まさに企業家としての人材が求められます。

このように大手企業とベンチャー企業で求められる人材の要素は、多くの点で根本的な違いがあります。イメージだけでベンチャー企業に入社しても何もできないということもありそうです。自分自身が大手企業タイプなのか、ベンチャー企業タイプなのかを慎重に検討することが必要です。

ベンチャー企業の社長自体非常に若い人達ですから、当然やってきた発想や行動力にいたっては大手企業のサラリーマンとは比較にならないくらい強烈です。また、猛烈に働いています。この現実を知っておかなければ、大手企業よりも厳しい現実が待っています。相当な企業家精神と自分自身で考えることができ、常に実戦状態で行動することができるという高いレベルのビジネスが要求されます。しかも成果を出すことができなければ去るしかないのです。まさに『自由と自己責任』が要求される世界なのです。

コンサルタントの高橋俊介氏は著書「自由と自己責任のマネジメント」ダイヤモンド社刊の中で、『「自由と自己責任」に基く組織運営においては、仕事は与えられるものではなく、与えられた大きなミッション(使命)の中で、自分たちでつくっていくものだ。

さらにいえば、自分たちのつくった仕事を進めていく際、中間段階の状況を自分たちでモニターしながら、業績を最大限に引き上げていく。つまり、自分たちの組織をセルフマネジメントする。それが「自由と自己責任」に基く組織運営といえる。

こうした組織運営がうまく機能するためには、二つの条件が必要となる。

一つは、ブレーンストーミング・カルチャーと呼ばれるものだ。

自分たちで仕事をつくり、進めていくには、いかに創造性を発揮できるかが大きなポイントになる。現代のように価値観が複雑化した社会では、個人の単独の力では創造性を生み出すことは難しく、それは、異質な考え方がぶつかり合う中からでないと生まれにくい。

だから、この仕事は誰それの担当であると、一人ひとりの職務限定をしてしまうような組織運営の中から創造性は出てこない。自分の担当であろうとなかろうと、しかも、上下の隔ても関係なく、互いに自由に考えをぶつけ合うことができるような組織運営のカルチャーがどうしても必要になってくるのだ。

もう一つの条件は、オープンで納得性のある意思決定システムだ。

とかく、日本企業では、本当は白でも上の方が黒といえば黒にしなければならないような、権威主義的な風土がある。あるいは、下の者がいいだしたことは、それがたとえ正しくても、認めたがらない官僚的な土壌がある。だが、これでは、自分たちで仕事をつくり、セルフマネジメントを実現することなど望むべくもない。誰であろうと、正しいことをいった人の意見が通るような意思決定のスタイルが欠かせないものとなる。』

また、同氏は、週刊ダイヤモンド1996年9月28日号において、これからのビジネスマンの競争力の条件について『(1)リスクテイキング、「火中の栗」を「棚からぼた餅」と読む力 (2)制約条件排除の発想、「できない」条件をあげるより、「やりたい」ことをやるために制約条件をひっくり返す (3)戦略的キャリアデザイン、自分から仕掛けてキャリアを積み上げる (4)デュアルキャリア、複数のエキスパートになる/2つ以上の成功ストーリーを持つ (5)ラーニングビジネスマン、「仮説→検証」を繰り返しラーニング(学ぶ) (6)実績→チャンスの良循環、最大5年以内に必ず実績を生み出み、次のチャンスにつなぐ (7)変化の5段階、「変化を読む」、「変化を利用する」、「変化に身を置く」、「変化を起こす」、「変化を楽しむ」、「変化に流されず」に (8)地アタマのよさ、受験勉強型秀才ではなく、本質をつかむ感性とロジック』だといっておられます。

時代は、自ら次代を切り開いていくことができる「自由と自己責任」を求めているのです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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最終更新日 : 2010-10-18 08:15:49

19.ソニーにおける企業実務

19.ソニーにおける企業実務

 

ソニーシステムサービス株式会社におけるソニーグループとしての業務の捉え方や進め方は、企業社会で生きているみなさんにとって多くの示唆を与えてくれるように思われます。さらにこれから企業社会へ入られる学生のみなさん、あるいは新入社員のみんさん、またベンチャー企業における業務の在り方に多くのヒントと方向性を示してくれると確信しています。

企業活動においては、各企業の経営戦略を前提とした企業固有の活動があります。しかしながらそのような企業固有の活動の中にあっても、企業活動全体を貫き通す各企業に共通する企業実務の存在があります。企業活動を組織活動と捉え直せば、組織活動を遂行する上で必要な一定のルールがあるのです。

特に各企業で共通したルールには、購買業務、決裁、文書管理、受取請求書に関する業務、リースに関する知識、固定資産に関する知識、施設全般の知識、セキュリティー、契約に関する業務、業務車両に関する知識、企業活動のリスクに関する保険、物流に関する知識、株式に関する知識、企業活動に伴う危機管理、就業規則に関する知識、事業計画と管理会計に関する知識等、多くの基本的知識が求められます。

これらの基本的知識を駆使して企業業務を遂行していくことになり、また適法な企業活動をおこなう前提としての重要な基礎知識になります。企業で働く個人に必要な知識であると伴に企業においては、このような企業実務の基礎知識を前提に適法な経営をおこなっていくことが益々求められてくることでしょう。

あまりに基本的なことで、日常の企業活動の中で意識することなく運営されていることが多いのでしょうが、実は企業活動を支える重要なポイントなのです。

これら企業実務の基本に乗っ取り日常業務をいかに適正、適法な企業活動にしていくことができるかが今日企業活動に求められているのです。

  一方、企業で働く社員にとっても多くの課題に直面しています。例えば、第二新卒の採用活動と採用後を見ていますと、やはり多くの問題があります。

  企業側にも第二新卒者の実務経験に期待をかけていることもあり、可能な限り即戦力と考えているようです。特に、ベンチャー企業では、新入社員を教育する時間的な余裕もなく、また社長自らが営業活動をおこない、あるいは技術開発をおこなったりと猛烈な仕事量になっています。その意味では、できれば社長と同レベルの人材を希求しています。そこに年齢など関係なく成果に応じた大きな年俸さえ用意しています。

  では、現実はどうなのでしょうか。

採用企業は大きな期待をもって採用活動をおこなうのですが、いざ採用して仕事をおこなっていくと大きなギャップにぶつかっています。

  何か?

  期待する成果がでない。特にベンチャー企業では、若い優秀な経営者のもと短期的業績向上を目指しているところが大半です。いわゆる成長性ですが。その意味では、大手企業以上に実績主義、あるいは成果主義だといわざるを得ません。

一方、これまでの日本的経営環境の中で仕事をおこない、しかも2年~3年の間に仕事の成果を出していない人達にとって、この時期の転職は致命傷になる可能性を秘めています。

先ず持って、入社した企業で実績を出していない人達にとって転職後に実績を出していくことは、転職前の環境よりも厳しいベースが待っているからです。仕事的にも人的にも、新たなベースを開拓をするだけの能力が必要になるからです。相当の覚悟が必要です。

どのような企業に就職しようがあくまで自分自身で成果を出すことが仕事の前提になります。

しかし現実は、企業活動の停滞感、売上の低迷、一向に変化の兆しのない年功的処遇、能力なき上司の存在等々新入社員を取り巻く就業環境の閉塞感も十分理解できます。

  ベンチャー企業に転職するればなんとかなるなんて考えてしまうのもわからないわけではありません。しかし結果はさらに厳しいものになります。

  何故かって?

  大手企業にあるような閉塞感もないかわり、すべてを自分で考え実行することができる能力が求められます。さらに成果そのものを厳しく求められるからです。自立した自己を確立できた人でなくてはかなり厳しい現実が待っています。

  ということは、最初に就職した企業がどのような企業であれ、その企業で成果を出せない人間にとって、他社で実績をだすことなど不可能だと思われます。単なる思い入れ転職となりそうです。

  結論から言えば、自分自身の成功の鍵は、最初に入社した企業で自分なりの足跡、いわば実績あるいは成果を残すことです。どのような形であれ、仕事に関する成功体験を持つことが重要です。それなくして転職後のキャリアアップを実現することは不可能ではないかと考えています。

  現在、採用でコンピテンシーを見ようという考え方があります。その目的は各企業で実績を上げている人材のコンピテンシーを見ることで、採用時における自社の人材に必要な資質を早期に発見しようというこころみです。

  コンピテンシーを利用した人材資質の発見は、その場の付け焼き刃で回答できるような内容ではありません。

むしろこれまで生きてきた個人の価値観や行動様式を見ることでその人の可能性を判断しようとしています。その意味で入社後成果を出しているのかどうかを判断しておくことは、非常に重要な意味があります。

  コンピテンシーから仕事を眺めれば、仕事の目標設定をおこない、仕事に必要な知識を学び、実践することでスキルを身につけ、仕事の将来ビジョンを描き、目標をクリアしていくことです。その上に自分自身のやるきやイメージ、あるいは感性や価値観を築き上げていく作業です。

  評価とは、本来他人がおこなうものです。

  自己評価とギャップがあることが大半です。

  人間の思考や行動パターンを簡単に評価することは、そうそう容易なことではありません。それ故、自分でやったことを第三者に評価してもらっておくことは貴重なのです。

  それこそが、唯一実績と呼べるものなのです。企業の社員として働く以上、その中で評価を得るしかありません。それが嫌なら、自分で起業するしかないのです。

  年齢的に35才程度までの転職は、比較的容易できるでしょう。転職の機会の増大=転職後のキャリアアップと単純につながるものではありません。自己実現と言えども、企業で働く者の前提は、あくまで企業における仕事の実績あるいは成果に対する第三者の評価しかありません。

  キャリアアップのための転職なのか?、現実の仕事や人間関係からの逃避なのか?、ということを今一度考えてみることが大切です。

  先ず就職した企業で実績あるいは成果を出すことです。それができれば、将来の可能性が見えてくるものです。ベンチャー企業では、年功的処遇など考えていません。実績オンリーの成果主義です。年俸も大手企業の年功的処遇とは格段の違いがあります。

  このような現実を理解した上で、現在在籍している企業における自分の仕事にチャレンジしておくことです。多くの転職を見てきましたが、転職の目的意識の希薄さと仕事に対する情熱、さらに仕事をおこなう上での基本的知識の欠如と、転職以前の課題が山積しています。このような視点から自分自身を見詰め直しておくことが重要です。

 

 

 

 

 

 


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最終更新日 : 2010-10-18 08:16:05

20.企業活動に必要な基本的な知識

20.企業活動に必要な基本的な知識

 

企業は、社員を雇い、資金を調達し、建物を借りたりしながら経営活動をおこなっていきます。仕事をおこうということは、必ずなんらかの形でお金が必要になってきます。あるいは仕事上の重要な決定事項に関することなどがあります。その際、各人が勝手にお金を使用したり、仕事の意思決定をしていたのでは、企業活動の統制が取れなくなってしまいます。

そこで、企業活動で使用するお金の使途、あるいは重要事項の決定などに関して企業では、その実施プロセスと承認者を決めています。その目的は、業務運営上の権限委譲範囲ならびに審議手続きを明確にして、業務運営の的確化、迅速化、効率化を実現しようとするものです。

  ベンチャー企業では、社長、役員が直接承認することが日常茶飯事ですし、決裁申請書(図5)を利用しないで電子メールで承認しているケースもあります。しかしいずれ上場する場合には、決裁事項に関する規程を設ける必要性があります。

  どのような企業でも、運営スタイルの違いはありますがこのようなルールに基いて企業運営をおこなっているです。

 

決裁申請の書き方(図6)

(1)内容は、5W1Hで簡潔に記載します。

(2)金額の訂正は、一切できない。

(3)金額以外の軽易な修正は二本線で抹消して起案者の訂正印で訂正する。

(4)修正液の使用はしない

などを注意して書きます。また、このような基本的な書き方ができるかどうかで、その人の仕事のレベルも自ずとわかってしまいます。

    但し、各企業によって考え方がありますから各企業のやり方を習得する必要性があります。

 

 

 

 

発議No.と申請期日

(1)発議No.とは、各部門ごとに起案される決裁事項を事業年度の申請順,No.1

       から採番(番号をとる)する。

(2)申請期日とは、発議No.をとった日付です。

起案者と申請者

(1)起案者とは実際に決裁申請を書いた人。

(2)申請者とは、決裁申請をする部門の最上位責任者。

件名

決裁申請事項を簡潔にタイトルにする。

決裁番号と決裁期日

(1)決裁番号とは、各決裁区分に従って決裁事項の承認がおりたときだけに番号がつけ 

       られる。大体、総務部門などで番号がつけられます。

(2)決裁期日とは、決裁承認がおりた日付。

このように決裁事項が承認されることで、その業務を実施することが可能になります。

その他

部門コード、プロジェクトコード、事業計画計上額、本件決裁申請額、当期累計額、進捗率に関しては、事業年度の事業計画に基づき金額を記入することになります。予算(バジェット)と実績を把握します。

 

企業活動を集約すれば、最終的には、お金として集約されることになります。事業活動の効果、いわゆる利益を上げるということは、企業が有する自己資金や銀行などから借入れたお金をいかに有効に活用して成果をあげるかに尽きます。予算統制という観点からも決裁をとおすことでより効果的な企業運営を目指しているのです。

 

 

 

 

 

 


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最終更新日 : 2010-10-18 08:16:20

21.文書管理

21.文書管理

 

  企業活動では、多くの文書や書類、あるいは請求書といった証憑類が作成されたり、他の企業から受けとったりしています。しかも法律に定められ法定年数の保管を義務づけられた文書などもあり総務などの担当部門では、この対応だでけでも結構な作業量になります。

法定文書には、商法、労働法、税法、社会保険関係の文書などがあります。

ここでは基本的な文書を書いてみたいと思います。

最初に、企業の基盤であり、活動の基本を定める書類として「定款」があります。これは商法263条1項で会社が存続する限り無期限に保存することが義務づけられています。実際、みなさんがおこなっている企業活動は、この「定款」の定めによっているのです。

株主総会に関する「株主総会議事録」は、10年の保管が商法244条3項に定められています。

次に、労働基準法関係では、社員のみなさんにとって最も重要な「就業規則」があります。常時10名以上の労働者を使用する事業場に備え付ける、あるいは労働者各人に書面を交付することが必要です。

また、安全衛生法に基く「健康診断の結果報告」を労働者へ書面交付することが必要です。

次に、労働基準法に基く、「労働者名簿」、「賃金台帳」、「雇用、退職に関する書類」、「災害補償に関する書類」等々は、3年の保管が必要です。

税法関係では、帳簿類「仕訳帳」、「総勘定元帳」、「仕入元帳」、「売上・仕入帳」、「固定資産台帳」等などがあります。

さらに証憑類「領収書」、「預金通帳」、「小切手帳」、「納品書」、「送り状」、「受領書」、「検収書」、「見積書」、「注文書」、「契約書」やこれらの控えなどは5年・7年の保管が必要です。

日常業務で頻繁に見ることができる領収書や請求書などかなり長い期間保存しておくことが求められます。

企業にこのような保管が義務づけられるのは、企業活動は、常に適法性が求められます。後年なにかあった場合、特に違法性を問われた場合などには、このような書類に基き適法性を証明していくことになります。このような背景をよく理解した上で、日常業務を遂行していくことも重要な要素になります。

文書管理は、前述のように法で定められた文書のほか、企業内で必要に応じて出される文書があります。企業規模や業種による違いはありますが、企業活動には企業独自の情報の流れが必ず存在します。具体的は、各部門でおこなう業務情報の収集や情報の発信、企業業務の企画や計画立案のため情報収集や発信、業務遂行のための指示文書の発信、あるいは生産・販売業務活動のための発信文書などがあります。

情報収集や発信のための手段は、電子化、例えばイントラネットを利用したり、グループウェアを利用したり、あるいはベンチャー企業ではEメールを利用したりしながらこのような情報のやり取りをおこなっています。あくまでも自社に適した仕組みを採用していくことが重要です。特に、ベンチャー企業などでは、ペーパーレスで文書管理を考えていますので、コンピュータを利用しながら適法な企業活動を推進することが重要です。

文書の中でも業務指示文書は、各部門からいろいろな文書が発信されます。例えば、総務部門では、(図7)ような業務指示文書の発信をおこないます。各企業とも各部門で相当量の発信文書がありますので、よく理解しておくことが必要です。

 

 

また、平成10年1月1日より民事訴訟法の改正で文書提出義務の一般義務化(民訴220条)に伴い各企業における文書管理の在り方がさらに厳しく問われることになりました。このような点からも文書管理の重要性を認識しておく必要性があります。どのような部門においても、業務遂行に伴う決裁申請書や業務指示文書に関する管理・保管体制の見直しが求められるでしょう。

この他に文書管理の周辺業務として印鑑管理に関する業務があります。こちらは、企業活動、特に営業活動の最終プロセスにおける契約の締結に関する代表取締役の捺印等、法人活動としての代表者印や社印の押印は、非常に厳格におこなうことになります。

この場合も決裁と同様、業務上の捺印権限の委譲範囲ならびに押印手続きを明確にして、捺印業務の的確化、迅速化、効率化を実現しようとしています。

実務的には捺印依頼書、あるいは捺印申請書などといった形式の申請書を利用して申請をおこないます。

このような手続きをとおして捺印を取得するのも、企業活動における内部統制の必要性からです。誰にでも自由に取得できると使途や責任の所在が不明確になるからです。あくまで適法な企業活動を遂行するための仕組みなのです。

捺印関係の他、会社登記簿謄本の申請や代表取締役の印鑑証明の申請、さらに代表取締役の委任状申請などがあります。特に商業登記簿謄本は、会社の戸籍にあたるもので内容は(1)商業欄(2)目的欄(3)役員欄(4)その他の欄の4部構成になっています。例えば、売掛代金が滞り代金の回収ができなくなった場合など裁判に訴えることで代金に回収をおこなうのですが、その際相手方を特定しなければなりません。個人であれば相手の住民票を添付するのですが、法人の場合は商業登記簿謄本を添付しなければなりません。この他にも新規取引開始時に添付書類の一つとして提出を依頼されるケースなどがあります。いずれも企業活動を進めていく上で比較的頻繁に必要になる書類です。これらの実務知識を知らない社員が意外と多いものです。このような実務知識の習得は、企業活動の常識ですから是非基本的な知識の理解をしてください。

尚、会社登記簿謄本は、現在「現在事項全部証明書」という名称で法務局で取得できます。

 

 

 

 

 

 


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最終更新日 : 2010-10-18 08:16:35

22.受取請求書と債務計上

22.受取請求書と債務計上

 

  営業活動をおこなっている社員のみなさんにとって請求なんて常識中の常識でしょう。製品の販売やサービスをおこなえば、当然当月の売上に応じた請求をお客様におこないます。その際、必ず請求書を発行してお客様のところへ発送あるいは持参していると思います。

実は、ここでいう請求書は、製品の販売の際に自社で発行する請求書ではなくて、物品の購入やサービスを受けたことで自社が受取る請求書、実際は、受取請求書といわれるものです。

このように請求書という場合には、二つの請求書が存在することを理解してください。このことを経理的には、取引の二面性といいます。例えば、メーカーでは、資材を購入して製品を製造して、製品を販売することで収益を上げます。IT関連のベンチャー企業の場合は、資材の購入といった製造活動に伴うような購買活動は少ないのですが、サービスの内容を掲載したパンフレットの作成や什器、備品の購入あるいは家賃の支払といった取引が発生します。どのような企業でも企業活動をおこなうということは、このような仕入取引が必ず発生します。

企業の中においては、日常的に発生していることですからあまり意識していないといってもいいでしょうか。特に総務部門をはじめその他営業管理などの管理部門においては、かなり頻繁にこの受取請求書をもらっているはずです。毎月、請求書がくればそのまま経理部門へまわしているだけなんてことかも知れませんね。

ところがここにも実務の重要な要素が隠れています。その前に、物品購入の簡単な流れ(図8)を見てください。

 


(図8)の1.に書いているように企業活動における物品購入は、原則掛けでおこないます。これは、経理用語では買掛と未払費用となります。現金取引もありますが、企業活動では非常に少ないといってもいいでしょう。

物品購入から支払までの流れは、先ず物品の発注があり次に(図8)の2.にあるように物品の納品がおこなわれます。そこでは、物品が発注したものと間違いがないかということを確認します。これを「検品」といいますが、物品を確認します。その際納品書記載の品物と同じかどうかの確認も必要です。間違いなければ、納品してくれた業者の方へ物品受領書に確認印を押印、あるいはサインをして返却します。物品は、この後発注部門などのへ運ばれていき活用されることになります。ここまでは、物の流れになります。

次は、お金の流れになります。物品を販売してくれたメーカーや商社などは、物品受領書を返却し、確かに注文主が受領しましたということを確認にして、今度は請求書を発行することになります。その際、1回限りの注文であれば、すぐに請求書を発行すれば済むでしょう。しかし現実には、企業では多くの物品やサービスを毎月購入しています。このような場合、一回一回請求書を作成していたのでは、非常に手間がかかることになります。そこで期間を決めて、その期間内に購入した物品やサービスの販売に対しては、その期間まとめて請求をおこなうことが普通です。販売先と購入先の請求処理の効率化を図っています。この期間のことを「請求の締めの期間」といいます。通常、毎月1日~末日までの1ヶ月間をいいます。また、「締め日」とは、請求書を締める日ですから前記の期間でいえば、末日です。この末日を「末締め」といっています。具体的には、9月であれば9月30日ということになります。但し、2000年9月30日は土曜日ですから実務上は、29日までに納品したものに関して9月1日から29日までの期間内の販売額をまとめて請求することになります。

今日、コンピュータシステムの充実でこのような請求処理に関する業務は、非常に簡単に対応することができます。早い企業では、翌月2日あついは3日頃に請求書が到着します。遅いところでも15日頃までには到着するようです。

実は、これからが非常に重要です。社員の方達が理解していない、あるいは理解しがたい部分、さらに企業側も十分なシステムを構築していなかったために社員の理解度が極端に低いものになっています。やや経理的側面が強いので理解しがたかった、とも言えそうです。

それはなにか。

これこそが「債務計上」なのです。

何が重要なのか。

大体、大手企業では、月次決算制度を導入しています。簡単に言えば、毎月決算をおこなっています。毎月売上と企業活動にかかった費用を計算して、その月の利益を算出しています。この場合、売上は、自社の販売システムによって比較的簡単に計算できます。一方、費用の部分にあたる受取請求書に関しては、各企業がバラバラに送付してきますし、送付日もバラバラといった状態です。

実は、経理部門で一番工数がかかる仕事が、この受取請求書の経理計上です。毎月固定的に支払われるもの、契約などで支払額が毎月決まっているもの、例えば家賃などは、経理システムに登録すれば自動的に債務を計上することが可能です。しかしこのような固定金額で支払われるものは、そう多くはありません。大半は手作業で債務の計上をおこなうことになります。月末から月初にかけて経理部門が超多忙というのはこのような事情によるところも大きいのです。

さらにソニーグループでは、情報開示の観点から月次決算確定日に関して、私が在籍していた時でも実動5日で確定させていました。ということは、この受取請求書をもらう期間は実動4日目までになります。その4日間の間に請求書を受取って債務計上をおこなうことになります。これは、取りも直さず各部門の協力がなければ、月次決算の早期化はなかなか達成できません。

ところが一般的に経理部門以外の社員の方達は、この債務計上の意義、あるいは意味をなかなか理解していません。

経理的には、発生主義会計といいます。その月に使用した費用は、その月に計上しなさいということです。税務的には、費用と収益の対応といいます。正しい売上からその月に使用した費用を引いたものが、適正な利益だと考えています。

この原則があるので、経理部門における受取請求書に関する処理基準は厳しいのです。ソニーでは、今後実動1~2日で月次決算をおこなう予定があるそうですから債務計上の意味は相当重くなります。また、抜本的に受取請求書に関するシステムを変更しなければならいと考えられます。と共に月次決算処理から日次決算処理に変更されるのでしょうか。興味があるところです。

どのような企業においてもこのような原則で経理処理をおこなっています。経理部門以外の人達でもこの原則はしっかりと理解しておいてください。

このテーマの最後になりますが、支払は締め日の翌月、9月30日締めの9月分請求書の支払は、原則10月31日に支払われます。これを「末締めの翌月末払い」といいます。その他銀行振込み、小切手、手形での支払があります。それぞれの企業によって支払に関する条件が違いますので、自分の会社の支払条件は確実に理解してください。実務の基本中の基本です。企業によっては、マネージャークラスでも知らない人がいます。問題外の話です。

 

 

 

 

 

 

 

 


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最終更新日 : 2010-10-18 08:16:58


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